雲端上的Office

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要數電腦最能幫助一般用家和商業運作的,文書處理套裝軟件可以說是必然首選。不論是最簡單的打字機替代品、利用試算表代替計算機,算算各同事午飯應湊多少錢,還是複雜的製作教材、書刊排版、為重要演講作簡報等,文書處理套裝大派用場的機會,實在數不勝數。在香港,最多人使用的,必然是微軟公司的辦公室軟件Microsoft Office(簡稱MS Office),也是指Word文書處理、Excel試算表和PowerPoint演示軟件。

20120804B不說不知,世上第一套MS Office早於1989年面世,而且只有蘋果電腦版本,並不支援自家的視窗系統。原來MS Office在Mac上的歷史,比在視窗上還要久遠得多。及後推出的PC版本,以易用的介面和強大的功能,擊敗了當時炙手可熱的AMIPRO和WordPerfect,壟斷了全球市場。

直至互聯網的興起,令「任何人都可透過互聯網,免費分享和應用資訊」的信念抬頭,被壟斷的文書處理軟件市場,受到開放原始碼軟體(Open Source Software)沖擊。2000年起,免費的OpenOffice、K-Office、NeoOffice等相繼推出。可惜未能追上MS Office的龐大功能,與MS Office的文件格式兼容度又不高:以MS Office打開免費Office製作的文件,格式往往變得紊亂或完全亂碼,結果免費Office只是曇花一現。就連後來蘋果公司推出的iWork,也以同樣的原因,敗於微軟這個宿敵之下。

現在的文書處理套裝軟件,正朝著兩個重大方向發展:一是協力處理(Collaboration)、二是任意存取(Access anywhere)。協力處理,是指文件配合項目管理軟件(Project Management Software)使用,容許多於一人同時存取文件,如修改內容等;又或是配合個人助理軟件,如日程表(Calendar)等一併使用。

任意存取,是指無論用家何時、何地、使用任何裝置,都可以處理文件:如在辦公室使用微軟視窗電腦、回家後用Mac、外出時以手機或平板電腦處理同一份文件。這就是最新的「雲端文書處理系統」:文件存放在雲端伺服器,無論使用任何裝置,均可透過網上瀏覽器(如Chrome、Safari等)或專屬apps(如Android/iOS版的GDrive),於雲端實時或離線處理文件。Google出品的GDrive,就是這種系統的俵俵者。

前身為Google Docs的GDrive,除了提供文件存儲空間外,還包括了對應MS Word的Document、對應Excel的Spreadsheet和對應PowerPoint的Presentation。以上的「模組」都支援多人同時存取,還可配合Google Calendar、GMail、Sites等,發揮協力處理功能,對個人或中小企應用都大有幫助。最重要的是,GDrive裡所有常用的功能,都是費用全免的!

面對威脅,微軟推出了相同的服務:Office 365。不過Office 365並沒有提供免費版本,而只接受商業機構付款使用。雖然Google在這方面便勝了一仗,迫使雄霸多年的微軟作出反應,不過GDrive提供的功能還未能完全追上大企業的要求,相信距離Google真正威脅微軟的市場佔有率,還需要一段時間。

雲端文書處理系統最終會否成為主流,還要取決於以下三個因素:一是雲端資訊保安度、二是雲端服務的可靠度、三是電子文件的格式,最終是否能擺脫「微軟格式」。

先說雲端資訊保安。由於所有文件都放在第三方的雲端裡,而且需要經互聯網往返傳輸,如何防止被駭客入侵,偷取文件是最令用戶關注。強大如Gmail也曾被駭客成功入侵,如何確保資訊安全,現時還未有令用戶安心的方案。

雲端服務最需要解決的,是潛在的「單一故障」(Single point of failure)問題。簡單地說,如果雲端系統發生故障,文件便不能被存取,工作便會停頓。Amazon的雲端服務便曾因故障,而令全球多達數百萬用戶使用的Instagram停止服務三天。試想想,一間公司停止運作三天,損失實在不少。

如前段所述,免費文書軟件未能興起,最大原因在於,跟微軟Office文件格式兼容度不高。可喜的是,微軟和其他公司都開始以開放的XML格式為藍本,或能轉化至統一格式的XML檔案,相信問題很快會被解決。

從前使用Office,大多數人只會下載或購買「非法」的版本。現在雲端文書處理系統的出現,其實已為用家提供既方便、又合法的文書處理軟件,而所提供的功能,對個人使用,或應付中小企的日常運作,已經足夠使用。大家就一起放棄這種「便利」,試試雲端Office帶來的好處吧!

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